BrBRHUAp1413-99362007000200009

A classificação de acervos bibliográficos em bibliotecas de órgãos do judiciário: bens de consumo ou permanentes? noshade">

Introdução O acervo de uma biblioteca jurídica é composto de doutrinas, legislações, jurisprudências e materiais que sejam imprescindíveis à prática jurídica.

Visando atender as necessidades informacionais, está a aquisição de materiais bibliográficos, entre as inúmeras rotinas da biblioteca. É por meio de aquisições periódicas que se pode chegar à criação e manutenção de um acervo atualizado que esteja em sintonia com as necessidades e interesses dos usuários (BRASIL, 1999), os objetivos da instituição e do estabelecimento de uma política de desenvolvimento de acervos. Além de adquirir, ressalta-se que é necessário implantar mecanismos eficientes para controle do material bibliográfico, enfatizando-se nesse trabalho especificamente os controles patrimonial e simplificado do material bibliográfico. É mister, nesses casos, ter em mente a racionalização e minimização na destinação de custos e utilização do material bibliográfico, compatíveis com as Políticas Públicas de Desenvolvimento Social e de Meio-Ambiente, bem como prever, regulamentar e padronizar procedimentos para o desfazimento desses materiais (BRASIL, 2003a).

A aquisição de materiais bibliográficos não vem se restringindo somente ao acervo da biblioteca, mas também na aquisição de obras de desenvolvimento técnico gerencial específico, ou indispensáveis à execução das atividades.

A preocupação em relação ao assunto pode ser melhor elucidada levando-se em consideração: a) a necessidade de aperfeiçoar o controle dos recursos públicos e de verificar o cumprimento do princípio da eficiência, um dos princípios administrativos constitucionais, conforme determina o art. 37, caput, da Constituição Federal; b) a importância dos materiais bibliográficos para o suprimento das necessidades de informação dos profissionais no exercício das suas atividades; c) a necessidade de otimizar a alocação de recursos financeiros empregados na atualização e manutenção do acervo das bibliotecas da Justiça Federal (BRASIL, 2004a).

A Lei nº 10.753/2003, em seu artigo 18, dispõe que "com a finalidade de controlar os bens patrimoniais das bibliotecas públicas, o livro não é considerado material permanente", o que levou, conseqüentemente, à adoção de procedimentos a serem efetuados na aquisição e classificação e registro do material bibliográfico. Entretanto, tais procedimentos não sanaram por completo as dúvidas relativas a esse assunto, principalmente pelas bibliotecas que fazem parte da administração pública, que possuem diversos tipos de materiais em seus acervos, com peculiaridades e usos variados.

CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 16. A União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios consignarão, em seus respectivos orçamentos, verbas às bibliotecas para sua manutenção e aquisição de livros.

Art. 17. A inserção de rubrica orçamentária pelo Poder Executivo para financiamento da modernização e expansão do sistema bibliotecário e de programas de incentivo à leitura será feita por meio do Fundo Nacional de Cultura.

Art. 18. Com a finalidade de controlar os bens patrimoniais das bibliotecas públicas, o livro não é considerado material permanente.

(BRASIL, 2003b, grifos nossos) Além disso, a falta de padronização e entendimento das peculiaridades e finalidades dos materiais bibliográficos faz com que os setores financeiros e de contabilidade sintam dificuldades na classificação dos acervos bibliográficos.

No sentido de contribuir para a discussão do tema, este trabalho tem como objetivo analisar o entendimento e aplicação do disposto no artigo 18 da referida Lei nº 10.753/2003, que dispõe sobre Política Nacional do Livro. A pesquisa realizada buscou reunir informações e documentos (legislações, atos normativos, entre outros) para análise de conteúdo dos pontos que estão sendo levados em consideração, ou não, para a classificação dos acervos bibliográficos como bens de consumo ou permanentes, em bibliotecas de órgãos do judiciário brasileiro.

Espera-se, com este trabalho, levantar pontos de discussão e atenção visando auxiliar os profissionais e comissões responsáveis pela área, na identificação, definição e implantação de classificações adaptadas às peculiaridades e finalidades dos materiais bibliográficos para adoção de procedimentos adequados à correta classificação contábil, seja em acervos de bibliotecas públicas como nas bibliotecas privadas.

Antes de tratar especificamente do tema desse artigo, faz-se necessário esclarecer os conceitos contábeis que poderão embasar as discussões sobre o mesmo.

1 Conceitos contábeis Nas bibliotecas dos órgãos do judiciário, universo escolhido para a pesquisa, a contabilidade governamental objetiva "evidenciar todas as movimentações do patrimônio público e identificar os responsáveis por tais movimentações com vistas à prestação de contas" (SILVA, 2004, p. 198) estabelecendo então "regras de gestão patrimonial das entidades públicas para que as mesmas se realizem em perfeita ordem e sejam registradas sistematicamente" (SÁ; SÁ, 1995).

Elas são compostas de bens1 que fazem parte do patrimônio2 público que o Estado mantém para a realização dos serviços públicos relativos ao Poder Judiciário.

Ressalta-se que bens públicos, vistos sob a ótica jurídica, são os "de uso comum do povo" (Código Civil, 1916 apud SÁ; SÁ, 1995).

Para determinar a classificação dos materiais bibliográficos, que fazem parte do patrimônio da biblioteca, é essencial entender como a Contabilidade3 apresenta os conceitos relativos aos bens permanentes e de consumo, necessários à compreensão da discussão, assim como, de que forma os mesmos podem refletir na base teórica-científica para o planejamento mais adequado da contabilidade dos acervos bibliográficos. Salienta-se que o assunto não se esgota, já que podem surgir novas interpretações e classificações em função de "novos fatos ou operações que não estavam previstos na planificação inicial", bem como "a necessidade de aperfeiçoar o plano de contas, ou o processo de escrituração" (CONTABILIDADE..., 1998, p. 26).

Os bens do ativo permanente são aqueles tidos como de vida útil longa que se dividem em investimentos, diferido e imobilizado. Esse último se refere aos bens destinados à manutenção da atividade principal da empresa ou exercidos com essa finalidade, ou seja, aqueles que auxiliam a empresa "na consecução de sua atividade". São bens "que, dificilmente, se transformarão em dinheiro, pois não se destinam à venda, mas são utilizados como meio de produção" (MARION, 2004, p. 65-66). Para Marion (2004), são necessárias três características concomitantes para que o bem seja classificado como permanente: natureza relativamente permanente; "ser utilizado na operação dos negócios; e não se destinar à venda" (p. 208). É imprescindível a compreensão de que o termo "permanente"4 é algo relativo, que pode ser visto sob dois prismas: praticamente "nenhum bem possui vida ilimitada dentro da empresa, sofrendo desgaste com o uso e, com o passar do tempo, obsolescência" (p. 208), assim sendo, possui vida útil limitada, ou seja, será útil "por um conjunto de períodos finitos, também chamados de períodos contábeis" (p. 211). Ressalta-se que em uma empresa, um bem pode ser classificado como permanente e não ser assim considerado em outra.

Por analogia, podem-se entender como bens de consumo, os que se esgotam, desgastam e se extinguem com maior rapidez que os bens permanentes. Para Greco e Arend (1997, p. 33) são os "aplicados diretamente na satisfação das necessidades".

Outros aspectos que se tornam relevantes, em relação ao patrimônio bibliográfico, são as definições de quais órgãos serão responsáveis pela aquisição, os tipos de controle5, registro6, inventário7 e tombamento8 de cada um desses materiais, bem como para onde os mesmos serão distribuídos, arquivados e estocados.

Para Piscitelli, Timbó e Rosa (1999), os bens de consumo são adquiridos, recebidos e estocados no almoxarifado (p. 290), já os permanentes (material de duração superior a dois anos), receberão números seqüenciais de registro patrimonial para identificação e inventário (p. 287), porém "quando o custo do controle for evidentemente superior ao risco de perda do bem, o material permanente de pequeno valor econômico poderá ser controlado por meio de simples relação (dispensado o tombamento)" (p. 288) e serão distribuídos mediante Termo de Responsabilidade (p. 288).

Piscitelli, Timbó e Rosa (1999) ressaltam que, por meio do inventário, podem-se detectar bens que já não estão tendo utilidade, são materiais inservíveis que serão classificados como ociosos, recuperáveis (orçado no máximo em 50% de seu valor de mercado), antieconômicos ou irrecuperáveis. Nas operações de gerenciamento de materiais, a administração irá destiná-los da forma "mais conveniente ao interesse público" por meio da transferência, cessão, alienação ou "outras formas de desfazimento (inutilização ou abandono)" (p. 291). Porém, se for "verificada a inconveniência ou a impossibilidade de alienação", será necessário iniciar um processo de desfazimento, determinando a sua baixa patrimonial9, bem como a sua inutilização ou abandono mediante "Termos de Inutilização ou de Justificativa de Abandono" (p. 293).

Pretende-se, a priori, situar o leitor em relação às bibliotecas que atendem especificamente os órgãos jurídicos, ou seja, o Direito, a informação e o acervo jurídico que atenderão o seu público-alvo.

2 O direito, a informação e o acervo jurídico O Direito é uma ciência interdisciplinar que se relaciona com "todas as áreas da vida humana" (REZENDE, 2003, p. 3 apud FULLIN, 2006, p. 32). Assim sendo, são os profissionais jurídicos "interessados por outras áreas do conhecimento que não a jurídica" (FULLIN, 2006, p. 32).

Os profissionais da área jurídica dependem de informações, pois elas são a matéria-prima básica em seu dia-a-dia de trabalho, principalmente da informação jurídica (FULLIN, 2006, p. 34).

Em pesquisas jurídicas, são acessados, basicamente, três tipos de informação: "produção jurídica do escritório, produção intelectual e a doutrina, legislação e jurisprudência" (BARRETO, 2002 apud PEREIRA, 2006, p. 31).

O acervo10 é a fonte de pesquisa. Ele é composto por materiais bibliográficos11, publicações12 e obras de referência13 necessárias para a realização das atividades (BRASIL, 2004a).

O acervo bibliográfico pertencente a um Tribunal é basicamente especializado em matéria jurídica de interesse institucional (BRASIL, 1999), sendo que tais publicações pertencem ao acervo da biblioteca. São elas: a) obras de referência ' enciclopédias, dicionários, códigos, vocabulários, legislação, etc.

b) obras especializadas14 e livros15 nas diversas áreas das Ciências Jurídicas; c)  periódicos16 da área jurídica e administrativa. (BRASIL, 1999) O profissional jurídico também necessita em seu cotidiano de obras bibliográficas indispensáveis à execução de suas atividades, bem como as de referência. Pode ser que elas tenham que ser consultadas várias vezes em um mesmo dia, o que faria com que esses profissionais tivessem que ir à biblioteca sempre que precisassem, ou então teriam que renovar a todo momento tais materiais. Por isso, estão sendo adotadas práticas onde tais profissionais poderão, facultativamente, solicitar a aquisição de materiais bibliográficos para suas salas e gabinetes, bem como a previsão de novas requisições de aquisição para as novas edições decorrentes de alterações no conteúdo (BRASIL, 1999).

A título de ilustração, os códigos são materiais bibliográficos muito manuseados e utilizados na prática jurídica, e torna-se imprescindível a aquisição de obras para que os profissionais estejam atualizados acompanhando as mudanças da legislação. Assim sendo, as novas edições atualizadas tornam-se necessárias para manter o acervo atualizado. Dessa forma, tais materiais, entre outros, são adquiridos e renovados para ficarem em cada uma das salas e gabinetes de juízes, promotores, advogados e demais funcionários dos órgãos do judiciário. Tais obras são classificadas, em alguns órgãos do judiciário, como bens de consumo. Há também previsão desse tipo de solicitação para unidades administrativas visando o desenvolvimento técnico gerencial específico de cada unidade (BRASIL. Superior Tribunal de Justiça, 2005). Para requisições de obras bibliográficas, o atendimento previsto inclui o empréstimo especial, pelo período de um ano, renovável a cada doze meses.

Algumas publicações, devido às suas peculiaridades, são exclusivamente para consulta no recinto da biblioteca (BRASIL, 1999). Assim sendo, existe previsão da não inclusão de enciclopédias e grandes coleções, devendo essas, integrarem unicamente o acervo da biblioteca para uso comum (BRASIL, 2005).

A compreensão de alguns tópicos, tais como, órgão a que a biblioteca é vinculada, objetivos, acervo e usuários, pode ser o embasamento para o início de discussões que tenham como finalidade o entendimento sobre o enquadramento de uma biblioteca como, por exemplo, pública ou especializada. Após a compreensão do exposto nessa seção, pretende-se, a seguir, tratar do enquadramento das bibliotecas de órgãos do judiciário: públicas ou especializadas? Talvez não seja dúvida para muitos, mas poderá não ser certeza para outros. Essa abordagem será tratada a seguir, e acredita-se que será de grande valia para o desenvolvimento do tema proposto neste trabalho.

3 A biblioteca dos órgãos do judiciário: públicas ou especializadas? A biblioteca de um órgão do judiciário pode ser entendida como uma unidade de informação e apoio à pesquisa, que visa, então, atender às necessidades de informação e pesquisa dos usuários17 (BRASIL, 1999). Como "unidade de conhecimento humano" objetiva, principalmente: embasar manifestações de pensamento jurisconsultos, advogados, legisladores, desembargadores, juízes e todos aqueles que lidam com a matéria jurídica, quando procuram estudar (do ponto de vista legal) ou regulamentar situações, relações e comportamentos humanos, ou ainda quando interpretam e aplicam dispositivos legais. (PASSOS, 2003, p. 2 apud FULLIN, 2006, p. 34).

Pelo disposto anteriormente, comunga-se da opinião de que bibliotecas de órgãos do judiciário sejam classificadas como especializadas, tal como disposto no conceito descrito a seguir: É a biblioteca cujo acervo é centralizado num determinado assunto [...]. Geralmente, ela está vinculada a entidades especializadas, isto é, que se dedicam a estudos específicos. (A BIBLIOTECA, 1995, p.

15 apud ARRUDA; CHAGAS, 2002, p. 41) Mesmo assim, encontrou-se biblioteca de tribunal definida como pública, conforme descrito a seguir: Considerar como pública a biblioteca deste Tribunal Regional do Trabalho da 18ª Região, subordinada à Diretoria de Serviço de Arquivo e Jurisprudência. (BRASIL, 2004b, grifos nossos).

As dúvidas sobre o enquadramento ou não de bibliotecas de órgãos do judiciário, como públicas ou não, podem ser esclarecidas no conceito contido no Parecer da STN: É uma instituição fundamental para o desenvolvimento educacional, cultural e social dos povos modernos. São centros de informação da comunidade instalados em lugar público, aberta a todos, em horário adequado para a comunidade, podendo-se ler livremente de tudo o que lhe possa interessar em materiais bibliográficos (BRASIL, 2003c).

Tal conceito vem de encontro ao exposto a seguir: A biblioteca pública é plenamente aberta a toda a população local, é comum a todos e destina-se a coletividade. Deve ter todos os gêneros de obras que sejam do interesse da coletividade a que pertence e deve conter além de literatura em geral, informações básicas sobre a organização do governo e sobre serviços públicos em geral. As bibliotecas públicas podem ser, segundo o âmbito da coletividade em que estão implantadas, federais, estaduais e municipais (A BIBLIOTECA, 1995, p. 15 apud ARRUDA; CHAGAS, 2002, p. 41).

Assim sendo, pode-se concluir que o enquadramento da biblioteca, como pública ou privada, constitui-se em fato relevante para a adoção da classificação orçamentária e contábil dos materiais bibliográficos (como permanentes ou de consumo), bem como da modalidade de controle, seguindo-se então o disposto no art. 18 da Lei n. 10.753 ou no Parecer da STN.

Definidas questões conceituais e a classificação da biblioteca (pública ou especializada), pode-se então dar prosseguimento às discussões sobre o tema proposto para este trabalho.

4 Aquisição e classificação contábil do material bibliográfico: bem de consumo ou permanente? A biblioteca deve manter atualizado o seu acervo, realizando periodicamente aquisições de publicações de interesse dos usuários (BRASIL, 1999).

A aquisição de materiais bibliográficos exige tomadas de decisão dos gestores, dentre as quais destacam-se: a) aplicação e distribuição eqüitativa dos recursos financeiros para aquisição das coleções de maior relevância; b) alteração de critérios de distribuição dos investimentos face a fatores imprevistos, como mudanças de demandas; c) adoção de critérios para o registro das diferentes coleções tendo em vista o seu controle patrimonial (MACIEL, MENDONÇA, 2000, p. 21- 22) A eficácia da aquisição apóia-se em requisitos que levarão à maior qualidade dos serviços, tais como: a) recebimento de recursos financeiros compatíveis com a demanda da seção; b) conhecimento e acesso a todas as fontes de investimento institucionais ou não (MACIEL, MENDONÇA, 2000, p. 21-22) Visando a correta classificação orçamentária e contábil dos materiais bibliográficos (permanentes ou de consumo), bem como escolha da modalidade de controle, é definido, a seguir, o que são materiais permanentes e de consumo.

Os materiais permanentes "são aqueles que, em razão de seu uso corrente, não perdem a identidade física e/ou têm durabilidade superior a dois anos" (BRASIL, 2006). Eles são "identificados mediante parâmetros excludentes, tomados em conjunto, tais como": a) durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; b) fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; c) perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas), ou que se deterioram ou perdem sua característica normal de uso; d) incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; e) transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação (BRASIL, 2003c); Não será considerado bem permanente aquele: f)  caracterizado como livro, nos termos da lei nº 10.753/2003, exceto obras raras, coleções especiais adquiridas em razão de seu valor histórico e cultural ou de alto custo de aquisição, que deverão receber registro patrimonial (BRASI, 2006).

Já os materiais de consumo são aqueles que,...

... em razão de seu uso corrente e da definição constante na Lei 4.320/1964, perdem normalmente sua identidade física, têm sua utilização limitada a dois anos e/ou têm sua vida útil reduzida de forma acelerada por desatualizações (BRASIL, 2006).

Os materiais bibliográficos "adquiridos para uso nas unidades administrativas que, no prazo de dois anos, se desgastem por manuseio ou se desatualizem, podem ser adquiridos como material de consumo"; já os destinados à biblioteca, como material de consumo sendo contabilizados na conta Material de Consumo de Uso Duradouro, "controlados por meio de relação-carga, verificando-se periodicamente as entradas e saídas" (BRASIL, 2004c).

Ressalta-se que o entendimento das peculiaridades e finalidades dos materiais bibliográficos constitui-se em fato relevante para a adoção de procedimentos adequados referentes à correta classificação orçamentária e contábil dos materiais bibliográficos (materiais permanentes ou de consumo), o que influenciará diretamente nas modalidades de controle e registro, que serão tratadas na próxima seção.

5 Controle, registro18 e tombamento19 As legislações e atos normativos por vezes tratam de forma diferenciada os materiais classificados como permanentes dos de consumo, o que influencia no controle de cada um deles, que ora necessita de um controle patrimonial vinculado a uma unidade de administração do material e patrimônio, ou então um registro simplificado, não necessitando do número do registro patrimonial, tal como descrito a seguir.

As obras raras, livros históricos/artísticos/culturais e livros de alto custo e de reposição, adquiridos e classificados como material permanente (BRASIL.

Ministério da Fazenda, 2003a) "ficando vinculadas, para efeito de controle e baixa, à unidade responsável pela administração do material e patrimônio" (BRASIL, 2005).

Os materiais bibliográficos adquiridos e classificados como material de consumo devem ser contabilizados (registro simplificado) como material de consumo de uso duradouro, e controlados por meio de relação-carga do material, verificando-se periodicamente a quantidade de itens requisitados de acordo com entradas e saídas (BRASIL, 2004c), não sendo necessário a identificação do número do registro patrimonial (BRASIL, 2003c).

São encontradas duas situações para a responsabilidade em relação ao controle patrimonial das obras de referência adquiridas para gabinetes e outras unidades administrativa: é realizado pela área de material e patrimônio (BRASIL, 2004c), ou deve ser realizado pela biblioteca.

Tais procedimentos irão influenciar nas atividades e controles relativos ao desbastamento e descarte do acervo, conforme descrito a seguir.

6 Desbastamento20 e descarte do acervo bibliográfico Um acervo considerado de boa qualidade necessita ser desenvolvido racionalmente. Tal afirmativa se deve principalmente a fatores como o acúmulo de documentos nas estantes das bibliotecas, a produção documental extensa e a exigüidade de espaços físicos para comportar o acervo. A avaliação periódica de coleções pode sinalizar para a necessidade de desbastamento ou descarte segundo critérios definidos na política de formação e desenvolvimento da coleção.

O processo de descarte de materiais em uma coleção, ou seja, a seleção negativa, consiste na seleção dos materiais que foram considerados desnecessários ou defasados (MACIEL, MENDONÇA, 2000). Alguns dos critérios para descarte são: inadequação, desatualização, desuso, desgaste (ROMANI, BORSZCZ, 2006) obsolescência, inadequação, condições físicas e duplicidade (BRASIL, 2004a).

Já o desbastamento (remanejamento) "consiste na retirada de documentos pouco utilizados pelos usuários, de uma coleção de uso freqüente, para outros locais" (MACIEL, MENDONÇA, 2000, p. 26).

A criação de acervos paralelos, tais como os chamados semi-ativos, encurtam o tempo de busca, sendo indispensáveis na gerência de acervos. Ressalta-se que é imprescindível a criação de uma comissão para tais funções (MACIEL, MENDONÇA, 2000).

O material inservível classifica-se em (BRASIL, 2006): I ' ocioso, quando não estiver sendo aproveitado, embora em perfeitas condições de uso; II ' recuperável, quando sua recuperação é possível a um custo não superior a cinqüenta por cento de seu valor de mercado; III ' antieconômico, quando sua manutenção for onerosa ou seu desempenho precário em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsolescência; IV ' irrecuperável, material que por questões técnicas ou físicas (BRASIL. Tribunal Regional Federal da 4ª Região, 2003) não puder mais ser utilizado para o fim a que se destina, em razão da perda de suas características ou quando o custo da recuperação for superior a cinqüenta por cento de seu valor de mercado.

Ressalta-se que os processos de desbaste ou desfazimento "gerarão os necessários registros no sistema administrativo do órgão, bem como no Siafi", e que os "recursos provenientes da venda de material deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional, na forma da legislação em vigor" (BRASIL, 2006). O processo de desfazimento por inutilização ou abandono será documentado por meio dos "Termos de Inutilização ou de Justificativa de Abandono" (PISCITELLI, TIMBÓ, ROSA, 1999, p. 293).

Conceituados e descritos os processos, procedimentos e controles, a seguir será abordada a pesquisa realizada nos órgãos do judiciário.

7 Metodologia Foi realizada pesquisa do tipo qualitativa objetivando identificar o entendimento e atendimento ao disposto no art. 18 da Lei nº 10.753/2003 pelas bibliotecas dos órgãos do judiciário. Buscaram-se os diversos documentos, discussões, desdobramentos e temas relacionados e correlacionados à classificação contábil dos acervos. A pesquisa foi realizada no período de 26/ 02/2007 a 21/03/2007.

Para coleta de dados foi enviado e-mail ao universo escolhido para a pesquisa, ou seja, 33 bibliotecas de órgãos do judiciário (STF, STJ, CJF, os cinco TRFs, TST, e os 24 TRTs). Solicitou-se a colaboração no sentido de enviar materiais (opiniões, discussões, doutrinas, justificativas, regulamentos, legislações, atos normativos, entre outros) que embasam e determinam a classificação do acervo na biblioteca como bens de consumo ou permanentes.

Do universo de 33 bibliotecas, receberam-se respostas de 21, que colaboraram respondendo às perguntas e enviando, dentre outros, informações, documentos, legislações, atos normativos, discussões, e um documento foi conseguido via internet. Assim sendo, a amostra constituiu-se de 22 bibliotecas (66,66%).

Os dados foram analisados a partir do conteúdo do material encaminhado pelas bibliotecas. Foram analisadas as informações sobre o posicionamento adotado ou não pelo órgão do judiciário, bem como, as seguintes legislações e atos normativos: CJF ' Resolução nº 384/2004; CJF ' Resolução nº 420/2005; STJ ' Ato nº 47/2006; STJ ' Ato nº 213/2005; TRT 3 ' Regulamento Interno da Biblioteca.

Biblioteca Juiz Cândido Gomes de Freitas; TRT 18 ' Portaria GP/GDG nº 282/2004; TRT 22 ' Ato GP nº 152/2004; TRT 24 ' Ato GP/DGCA/DI nº 69/2004; TRF 4 ' IN-40- A-01/2003; TRF 4 ' IN-42-D-01/1999; TST ' Esclarecimentos sobre a classificação de material Bibliográfico; SIAFI ' Mensagem nº 767192/2003; SIAFI ' Parecer s/ nº de 19/12/2003; e a Lei nº 10.753/2003.

A análise de conteúdo é apresentada em duas partes: na primeira são elencados os diversos tipos de documentos e informações recebidas e, na segunda, o conteúdo temático dos mesmos.

8 Apresentação dos resultados 8.1 Documentos e informações recebidas Nessa seção, apresentam-se os resultados sobre as informações e documentos recebidos. Buscou-se identificar a massa informacional e documentos norteadores da classificação e assuntos relacionados.

Os tipos de documentos e informações recebidas são descritos no TAB._1.

Esclarecimentos do TST, o Parecer e a Mensagem do SIAFI estão direcionando o processo de classificação contábil. Isso demonstra que esses órgãos já se posicionaram em relação ao assunto. Em relação às resoluções do CJF, atos e instruções normativas, pode-se verificar que vários órgãos do judiciário estão se baseando em normas próprias. Por último, observou-se que em vários órgãos do judiciário o assunto foi decidido de forma discricionária, e várias informações foram enviadas sem indicar a base normativa de sustentação.

Os documentos e informações recebidas sobre o disciplinamento normativo, ou não, da matéria na biblioteca, são apresentados na TAB.2

A indicação de mais de um normativo por um órgão do judiciário, bem como, a de normativos contendo esclarecimentos e mensagens para sustentar a opção classificatória, indica a complexidade da questão e dificuldade de consenso sobre o tema. Ressalta-se que de um grupo de 22 bibliotecas, quatro se baseiam nos Esclarecimentos do TST e cinco nas Resoluções do CJF, indicando uma tendência pela utilização desses documentos.

As citações e remissões contidas nos documentos e informações recebidas são identificadas no TAB_3.

Desse quadro vale ressaltar que os estudos sobre o tema estão se baseando também no CFC, no SIAFI, na Lei de Licitações e em jurisprudências.

8.2 Apresentação do conteúdo temático dos documentos e informações recebidas Nessa seção, o conteúdo está subdividido nos seguintes temas: definição da biblioteca como pública ou especializada, acervos e usuários; classificação dos materiais bibliográficos; departamentos responsáveis pelo material bibliográfico; obras classificadas como de desenvolvimento técnico-gerencial específico, ou indispensáveis à execução das atividades; desfazimento de materiais bibliográficos.

8.2.1 Definição da biblioteca como pública ou especializada, acervos e usuários No TAB._4, apresenta-se a definição da classificação da biblioteca como pública ou especializada.

É relevante a percepção variada que os órgãos do judiciário, mesmo sendo todos da esfera pública, têm sobre a tipologia da biblioteca (pública ou especializada). Este é um dos fatores que apontam para a discussão do assunto.

Em relação à indicação do acervo, como especializado ou não, pode-se observar no TAB.5:

A indicação do acervo com especializado, talvez seja, nesse caso, um indicativo de que a biblioteca deva ser classificada como especializada.

A definição explícita dos usuários da biblioteca está indicada no TAB.6.

A definição do objetivo principal de atendimento a usuários do tribunal sinaliza para o caráter especializado da biblioteca.

A partir dos dados apresentados nos Quadros de 6 a 10, entende-se que a definição da biblioteca como pública, ou não, seja o ponto de partida para as discussões sobre a classificação orçamentária e contábil, bem como a modalidade de controle dos acervos bibliográficos. A definição dos usuários e as diversas peculiaridades do acervo também são imprescindíveis na discussão visando um consenso sobre o tema.

8.2.2 Classificação dos materiais bibliográficos22 A classificação contábil do acervo bibliográfico é descrita no TAB.7

Entre as mensagens recebidas, foi afirmado que "o acervo bibliográfico nos tribunais federais é considerado material permanente" e que "independente da atualização da monografia ela é considerada material permanente". Já em um documento foi identificada a classificação de consumo para bibliotecas públicas e permanentes para bibliotecas não públicas. Defende-se, nesse trabalho, a necessidade de discussões sobre tais temas, levando-se em consideração, principalmente, as peculiaridades e usos dos materiais bibliográficos.

Em um e-mail foi relatada, como uma vitória, a classificação de consumo para os códigos adquiridos para os gabinetes (obras de desenvolvimento técnico- gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades). É possível a adoção (tendência) desse procedimento pelos órgãos do judiciário? Esta é uma questão a se pesquisar e discutir.

Também foi relatada a classificação do livro como permanente e a despesa como de consumo. Há de se perquirir se alternativas como essa poderão levar a uma flexibilidade orçamentária maior para aquisição de obras, principalmente para as de desenvolvimento técnico-gerencial específico ou para as indispensáveis à execução das atividades.

O TAB.8 relaciona os diversos tipos de materiais que devem ser a classificados contabilmente.

O estudo das peculiaridades de cada um dos tipos de materiais que compõe o acervo, visando a classificação contábil e, conseqüentemente, a modalidade de controle, é de grande valia, principalmente quando se trata de obras de desenvolvimento técnico-gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades.

Os valores encontrados para classificar os livros de alto custo de aquisição estão indicados no TAB._9.

Foram encontrados dois parâmetros de valores para indicar a classificação do que é "alto custo de aquisição", havendo diferença de 100% de um para outro.

Defende-se aqui a necessidade de se fixar um valor para esse quesito.

8.2.3 Departamentos responsáveis pelo material bibliográfico No TAB.10 estão os departamentos responsáveis pelo material bibliográfico em relação às requisições de compra, aquisição, registro/classificação contábil/ inventário/baixa, bem como o local indicado para o arquivamento.

Todos os itens são afetos à biblioteca, como era de se esperar. Observou-se que, em relação às requisições de compra, algumas são de responsabilidade do setor de patrimônio. Neste sentido, acredita-se que, independente do tipo de material bibliográfico, as requisições devam também passar pela biblioteca, principalmente pelos seguintes motivos: conhecimento do mercado editorial, dos editores, dos produtos similares, dos diversos fatores que influenciam a identificação das obras publicadas (edições, tomos etc.), das diversas alternativas de acesso às fontes (empréstimo entre bibliotecas e doações), entre outros. Tudo isso pode agregar valor e trazer benefícios às instituições na administração e gasto do dinheiro público.

É necessário ter em mente a determinação dos departamentos responsáveis pelo recebimento das requisições de compra, aquisição, registro/classificação contábil/inventário/baixa e local de arquivamento, levando-se em conta os usos e peculiaridades de cada tipo de material bibliográfico.

8.2.4 Obras classificadas como de desenvolvimento técnico-gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades Os departamentos responsáveis pelo material bibliográfico em relação às requisições de compra, aquisição, controle/registro, bem como o local indicado para arquivamento, estão dispostos no TAB.11.

Quanto ao local de arquivamento das obras indispensáveis à execução das atividades ou para desenvolvimento técnico gerencial específico adquiridas para gabinetes, verifica-se, como esperado, seu arquivamento fora da biblioteca.

Ressalta-se a importância de análise com mais profundidade, principalmente no âmbito público, da designação de responsabilidade da biblioteca em relação às aquisições de materiais que não ficarão arquivados em seu recinto.

Além dos dados apresentados no Quadro 10, foram citadas especificamente, as enciclopédias e grandes coleções como materiais bibliográficos não classificados como obras de desenvolvimento técnico gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades.

As formas de controle/registro de obras de desenvolvimento técnico gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades foram o registro patrimonial/tombamento e o registro simplificado.

As obras de desenvolvimento técnico gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades foram classificados como bens de consumo, bens de consumo (uso duradouro) e bens permanentes.

A disponibilização de obras de desenvolvimento técnico gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades a departamento específico foi feita sob a forma de aquisição para envio direto ao departamento, ou aquisição para a biblioteca via empréstimo permanente ou especial para o solicitante.

A forma descrita para disponibilização, a departamento específico, de obras indispensáveis à execução das atividades foi através de empréstimo especial por um ano, renovável a cada 12 meses.

A adoção de termo de responsabilidade para disponibilização das obras de desenvolvimento técnico gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades, bem como a devolução das obras em caso de ausência prolongada e aposentadoria, assim como para doação, são pontos identificados na análise de conteúdo.

Acredita-se que as discussões sobre as obras de desenvolvimento técnico- gerencial específico ou indispensáveis à execução das atividades são de extrema importância, assim sendo, devem ser tratadas à parte e com muita cautela.

8.2.5 Desfazimento de materiais bibliográficos Nas operações de gerenciamento de materiais, a administração irá destiná-los, da forma "mais conveniente ao interesse público". Para isso, é mister classificar contabilmente o acervo, regulamentar e padronizar os procedimentos de avaliação periódica de coleções (inventário), bem como determinar as políticas e critérios de desbastamento e desfazimento dos materiais (remanejamento, transferência, cessão, alienação, inutilização, abandono etc.).

Entre os atos normativos recebidos, o Tribunal Regional Federal da 4ª Região enviou ato normativo específico para o desfazimento de materiais (IN nº 40-A- 01), que visa: 1. Racionalizar a destinação e o uso de materiais sob domínio e responsabilidade do Tribunal Regional Federal e Seções Judiciárias da 4ª Região mediante redistribuição ou reaproveitamento.

2. Regulamentar e padronizar os procedimentos de desfazimento de materiais no âmbito da Justiça Federal da 4ª Região, segundo fundamentado interesse público.

3. Promover a alienação de materiais considerados inservíveis ou, conforme o caso, a sua destinação a processos de reciclagem, contribuindo com as políticas públicas de desenvolvimento social e de meio-ambiente (BRASIL, 2003a).

O mesmo tribunal enviou também a IN-42-D-01 que trata dos Serviços de Biblioteca, e entre os assuntos tratados no módulo 4 - Rotinas (procedimentos que compõem o Sistema de Serviços de Biblioteca), está elencado o "Descarte".

Já no módulo 5, que se refere especificamente ao "Descarte do Material Bibliográfico", é indicada a IN nº 40-A-01.

Destacam-se, entre os atos gerais analisados, os que abordam o tema: a) Resolução nº 384/2004 do CJF ' aborda os requisitos para descarte e as formas para desfazimento do material bibliográfico, seja por doação ou venda como papel inservível, para fins de reciclagem; b) Ato nº 47/2006 do STJ ' em seu Capítulo VIII "Alienação, Cessão e Transferência de Material" classifica o material inservível, trata da descarga patrimonial, da inutilização ou abandono, do inventário, dos materiais a serem alienados ou cedidos, do recolhimento ao Tesouro Nacional dos recursos provenientes da venda de material, e da necessidade de registrar no sistema administrativo do órgão, bem como no Siafi, a venda, permuta, cessão e doação de materiais.

Ressalta-se que o Decreto nº 99.658/1990 regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material (BRASIL, 1990), e que a Instrução Normativa nº 205/1988 objetiva a racionalização, com minimização de custos, do uso de material no âmbito do SISG, tratando da "Cessão e Alienação" dos materiais (BRASIL, 1988).