Definição da Arquitetura de Informação em organismo da Administração Pública
Local
1. Introdução
A globalização dos mercados, com a consequente intensificação da
competitividade e o crescente nível de exigência relativamente a produtos e
serviços, levam a que praticamente todos os aspetos das organizações
influenciem o seu posicionamento competitivo, muito particularmente a eficácia
do seu Sistema de Informação (SI) (Teixeira et al., 2012; Rocha, 2011, Huang
& Wang 2010; Mohammad, 2009).
Assim, a Administração Pública Local enfrenta um desafio no âmbito da
modernização administrativa, procurando aproximar os Munícipes dos seus
serviços, havendo, pois, a necessidade constante em desmaterializar os seus
processos (Almeida, 2011; Torres, 2009; Rocha et al. 2005).
O Município de Penacova, pertencente ao Distrito de Coimbra, Portugal, não é
exceção e existe nele essa necessidade. A informação é cada vez maior e a sua
consulta tem de ser rápida e eficaz para que as decisões e ações sejam as mais
eficientes possíveis.
No contexto deste trabalho, pretendeu-se elaborar um estudo com a finalidade de
definir e validar uma arquitetura de informação para a Secção de Obras
Particulares do Município de Penacova, capaz de responder eficiente e
eficazmente às suas necessidades de informação.
Consequentemente desenvolveu-se um estudo sobre conceitos e metodologias
existentes, para que a arquitetura de informação a definir fosse coesa e
baseada num trabalho académico que pudesse sustentar um produto final realmente
útil.
Assim, foram objetivos específicos deste trabalho:
* Analisar metodologias representativas no planeamento de arquiteturas de
informação;
* Selecionar uma metodologia e aplicá-la na realidade;
* Propor e validar uma arquitetura de informação para a Secção de Obras
Particulares do Município de Penacova;
* Refletir sobre as vantagens e desvantagens da metodologia aplicada.
Nas próximas secções apresenta-se a metodologia seguida no estudo, identificam-
se metodologias representativas para o planeamento de arquiteturas de
informação e apresenta-se o estudo de caso de definição de uma arquitetura de
informação para a Secção de Obras Particulares do Município de Penacova. Por
último, discutem-se os resultados, retiram-se algumas conclusões e aponta-se a
direção do trabalho futuro.
2. Metodologia do Estudo
Numa primeira fase foi realizada uma revisão de literatura através da análise
de uma amostra criteriosa de livros, dissertações, teses e artigos científicos
da área, que permitiu selecionar e conhecer a metodologia de planeamento de
arquiteturas de informação a aplicar no caso prático.
Na continuação da abordagem anterior, foi seguido o método estudo de casos,
sendo este muito adotado em trabalhos de investigação de carácter quantitativo
e qualitativo (Höst & Runeson, 2008; Höst & Runeson 2007), que orientou
a aplicação da Metodologia BSP Adaptada de Amaral & Varajão (2007), na
Secção de Obras Particulares do Município de Penacova.
Com base em todos os elementos recolhidos e analisados, foi proposta e validada
uma arquitetura de informação para o desenvolvimento de sistemas de informação
que suportem as diferentes necessidades de informação, de forma completa e
integrada, nesta Secção do Município de Penacova.
Finalmente discutiram-se os resultados e refletiu-se sobre as vantagens e
desvantagens da metodologia usada.
3.Metodologias de Planeamento de Arquiteturas de Informação
A arquitetura da informação de uma organização envolve a definição do
relacionamento de processos de negócio com as classes de dados. Isso permite a
avaliação da partilha de dados dentro da organização. A arquitetura de
informação também proporciona a base para a gestão de recursos e planeamento
tático, que permite a implementação ordenada da arquitetura da informação.
O foco deste trabalho passou também pela identificação de metodologias capazes
de ajudarem a planear a arquitetura de informação de uma organização. Foram,
consequentemente, selecionadas e estudadas a Metodologia BSP - Business Systems
Planning (IBM, 1984), a Metodologia BSP Adaptada (Amaral & Varajão, 2007),
a Framework de Zachman (Zachman, Inmon & Geiger, 1997; Zachman, 1996,
Zachman, 1987), a Federal Enterprise Architecture Framework (Spewak & Hill,
1995) e a Metodologia Enterprise Architecture Planning (Sayles, 2003; CIOC,
2001).
Estas são, pois, as quatro metodologias consideradas representativas na
definição de Arquiteturas de Informação, dado serem referidas, estudadas,
adotadas e/ou aplicadas em vários outros trabalhos académicos (e.g., Abbas et
al. 2010; Huang & Wang 2010; Rocha & Santos, 2010; Mohammad, 2009;
Mesquita, 2007; Casagrande, 2005; Tomé, 2004; Costa, 2002; Rocha, 2002; Souza,
2001; Sakamoto & Ball 1982).
Para aplicação no estudo de caso foi selecionada a Metodologia BSP Adaptada de
Amaral & Varajão (2007).
A sua escolha deveu-se aos seguintes fatores:
* Boa documentação de suporte;
* Por ser inspirada na Metodologia BSP original, mas apresentando-se com novos
detalhes e com uma diferente organização das atividades ajustada ao contexto
atual;
* Por ir ao encontro dos fatores chave no sucesso do planeamento,
desenvolvimento e implementação de uma arquitetura de informação;
* A facilidade em adequar as várias fases da metodologia à realidade da Câmara
Municipal de Penacova;
* As matrizes que descrevem a arquitetura de informação permitirem com clareza
e eficácia uma análise aos processos e às classes de dados, além de
permitirem uma análise sobre os fluxos de informação, o que facilita uma
maior compreensão do estudo global;
* Com a utilização da Matriz Aplicações/Classes de Dados, Matriz Aplicações/
Processos e Matriz Aplicações/Organização, permite a identificação clara e
inequívoca, do suporte que os SI atuais e futuros têm na arquitetura de
informação da Secção de Obras Particulares do Município de Penacova.
4. Estudo de Caso: Secção de Obras Particulares do Município de Penacova
Nesta parte do artigo é descrito um estudo realizado na Secção de Obras
Particulares do Município de Penacova. Este estudo passou pelo planeamento de
uma arquitetura de informação, baseada na Metodologia BSP Adaptada, de Amaral
& Varajão (2007). A mesma foi adaptada à realidade do trabalho e à dimensão
do estudo.
4.1 Caracterização da Secção de Obras Particulares
O Município de Penacova está inserido no Distrito de Coimbra. É um município
que possui uma área de 220 Km2 com 15251 habitantes - Censos 2011 -
distribuídos por 11 freguesias.
A Câmara Municipal de Penacova é, pois, um organismo de Administração Pública
Local. No final do ano de 2010 dispunha de 149 colaboradores. A sua Secção de
Obras Particulares faz parte da Divisão de Ambiente, Serviços Urbanos e Obras
Municipais e depende hierarquicamente do Presidente da Câmara, que pode delegar
as competências em Vereadores ou em alguém do seu gabinete. É composta pelas
subunidades orgânicas Planeamento de Serviços; Planeamento do Território;
Gestão de Urbanística e Obras; Serviços Municipais de Fiscalização; e Secção
Administrativa. Na divisão geral trabalham 74 funcionários, dos quais 17 estão
destacados a tempo inteiro no serviço da Secção de Obras Particulares.
De uma forma genérica esta Secção de Obras Particulares tem como principal
objetivo licenciar e regular todas as construções no Município de Penacova.
Alguns dos processos resultam em projetos de obras, loteamentos, certidões,
correspondência, emissão de alvarás, cobrança de taxas, processos de águas,
saneamento, etc.
Apesar de ser uma Secção interna, interage no decorrer dos seus processos com
outras secções internas, como por exemplo a Tesouraria ou a Contabilidade.
Existem interações externas tanto com Munícipes como com entidades para
licenciamentos, autorizações ou pedidos de pareceres.
Nesta Secção é feita a receção e respetiva movimentação de todo o expediente
ligado a obras particulares.
4.2 Aplicação da Metodologia BSP Adaptada
Nesta parte do artigo é descrita a aplicação da Metodologia BSP Adaptada, de
Amaral & Varajão (2007), para o planeamento de uma arquitetura de
informação para a Secção de Obras Particulares da Câmara Municipal de Penacova.
Esta aplicação justifica-se porque não existia nenhum estudo nem documento
formal de PSI para esta Secção da Câmara Municipal e porque a mesma necessita
de repensar todo o seu SI.
Consequentemente foram implementadas as fases da metodologia selecionada,
embora adaptadas à realidade do objeto do estudo e ao âmbito da investigação.
Foram, assim, definidos o âmbito e o objetivo do estudo, a equipa do projeto, a
logística. Foi identificada a informação a reunir sobre recursos humanos,
recursos financeiros, serviços prestados e clientes. Caracterizou-se o
hardware, o software instalado e os sistemas de informação. Identificou-se
ainda a missão, a visão, as metas e objetivos estratégicos da Secção de Obras
Particulares da Câmara Municipal de Penacova. Definiram-se, também, as suas
entidades. Com base nas reuniões tidas com o Chefe de Divisão da Secção de
Obras e com o Presidente da Câmara Municipal, identificaram-se as entidades:
Presidente; Chefe de Divisão; Técnicos; Administrativos; Fiscal Municipal;
Comissão de Vistoria; e Munícipes. Este conjunto de entidades contém todos os
elementos que intervêm nos processos da Secção. Definiram-se, ainda, os
processos e as classes de dados.
Processos
Segundo Amaral & Varajão (2007) os processos da organização são definidos
como grupos de decisões relacionadas logicamente ou atividades necessárias
para gerir os recursos da organização. Ainda de acordo com os mesmos autores,
uma definição dos processos organizacionais levará a:
* Um SI independente da estrutura organizacional;
* Uma compreensão de como a organização realiza a sua missão;
* Uma base para o planeamento da Arquitetura de Informação, identificando o seu
âmbito, tornando-a modular e determinando prioridades para o seu
desenvolvimento;
* Uma base para a identificação de requisitos chave de dados.
Tendo em conta as regras para identificação de processos, com base nas reuniões
efetuadas, foi primeiramente elaborado um esquema contendo toda a tramitação e
processos existentes na Secção de Obras Particulares. Feito o levantamento dos
processos, estes foram definidos, constituindo o Dicionário de Processos. No
final foi efetuada uma validação dos mesmos.
Foram identificados e descritos 37 processos. Elaborar Plano de Atividades (P1)
é um exemplo dos processos identificados, sendo a sua descrição: Conjunto de
ações e decisões que visam elaborar o Plano de Atividades para a Secção de
Obras Particulares, definindo objetivos, responsabilidades e identificando
meios para concretizá-lo..
Classes de Dados
Amaral & Varajão (2007) referem que uma classe de dados é um agrupamento
de dados relacionados com aspetos (ou entidades) que são relevantes para a
informação. As classes de dados devem representar dados que precisam de estar
disponíveis para a realização das atividades da organização. Baseados nestes
pressupostos e posteriormente à definição do dicionário de processos, foi
possível identificar e definir as classes de dados existentes na Secção e assim
elaborar o dicionário de classes de dados.
Foram identificadas e descritas 42 classes de dados. Livro de Obra (C30) é um
dos exemplos das classes de dados identificadas, sendo a sua descrição:
Documento que contém todo o historial da construção da obra, incluindo dados
dos técnicos responsáveis, resumos diários de progressão da obra, alterações ao
projeto, visitas dos fiscais municipais e autos dos fiscais municipais.
Após a identificação e a descrição do dicionário de dados dos processos e das
classes de dados, determinámos a criação e uso dos dados por cada processo. Na
Figura_1 apresentamos o exemplo do processo P1 (Elaborar Plano de Atividades).
Definição da Arquitetura de Informação
Após identificação, descrição e validação de todos os processos e respetivas
classes de dados foi necessário relacionar os mesmos para, assim, definirmos a
Arquitetura de Informação que permitiu analisar a situação da organização,
servindo de base a um diagnóstico estruturado dos constrangimentos e
dificuldades existentes, bem como futuros.
Assim, construímos uma matriz contendo os processos no eixo vertical e as
classes de dados no eixo horizontal. Nas células utilizámos a letra C' (cria)
para indicar as classes de dados criadas pelos processos, e a letra U' (usa)
para indicar os processos que usam as classes de dados.
De modo a determinar o diagrama de fluxos da Arquitetura de Informação,
organizaram-se os processos de modo a que aqueles que tinham muita partilha de
dados ficassem próximos. De seguida, reorganizaram-se as classes de dados de
modo que a mais próxima do eixo dos processos fosse criada pelo primeiro
processo listado, a seguinte (mais próxima) pelo segundo processo e assim
consecutivamente.
Após a reorganização das linhas e das colunas na matriz, foi possível definir
os grupos de processos. Identificados esses grupos, foi possível definir o
fluxo de dados entre eles, com base nas classes de dados que cada processo usa.
Na Figura_2 pode ser observada a Matriz Processos/Classes de Dados, tendo sido
atribuídos nomes aos grupos dos processos de acordo com a sua função:
* Administração - Grupo de processos e classes de dados referentes à gestão e
política da própria Secção de Obras;
* Atendimento - Grupo de processos e classes de dados referentes ao atendimento
ao público e instrução inicial de processos;
* Saneamento - Grupo de processos e classes de dados que elabora uma primeira
análise de um processo de obras por parte dos serviços administrativos;
* Licenciamento - Grupo de processos e classes de dados que analisam
tecnicamente um processo de obras;
* Alvará - Grupo de processos e classes de dados que emite um alvará;
* Acompanhamento Obra - Grupo de processos e classes de dados que realiza o
acompanhamento e fiscalização de obras de um munícipe;
* Licença Utilização - Grupo de processos e classes de dados que emite um
licença de utilização;
* Arquivo - Grupo de processos e classes de dados que gere o arquivo de
processo de obras.
Na Figura_2 também é possível observar o fluxo de dados entre os grupos de
processos. Estes fluxos foram criados sempre que um processo de um grupo de
processos utilizava uma classe de dados criada por outro processo de outro
grupo de processos.
Análise do apoio de TIà Arquitetura de Informação
Depois de definida a nova arquitetura de informação foi analisado o apoio que
recebe atualmente de aplicações informáticas / Tecnologias de Informação (TI).
Para esse fim foram elaboradas três matrizes: 1) Matriz Aplicações/Entidades
(Figura_3), na qual podemos visualizar que aplicações informáticas apoiam os
utilizadores da Secção de Obras; 2) Matriz Aplicações/Processos, na qual
podemos visualizar que aplicações apoiam os processos existentes; 3) Matriz
Aplicações/Classes de Dados, na qual podem ser visualizadas as aplicações que
suportam as classes de dados e assim compreender quais estão atualmente
automatizadas e que aplicações mantêm esses dados.
Problemas
Após validação dos passos anteriores foi necessário identificar e definir os
principais problemas que surgiram da análise do suporte proporcionado por
aplicações informáticas à arquitetura de informação definida e, portanto, do
suporte proporcionado aos processos e às classes de dados.
Nesta análise, com recurso a reuniões com os membros das equipas, e com recurso
às entrevistas foram identificados e validados os principais problemas. Para
sumariá-los foi criada uma tabela com as seguintes colunas: grupo de processos,
causa, problema, importância, processo causador, classe-de-dados causadora, e
solução sugerida.
Os problemas apesar de surgirem em processos diferentes resultavam em muito da
mesma fonte. Os principais problemas são:
1. Falta de informação disponível no sistema (informações em papel por vezes)
' A Secção de Obras utiliza principalmente a aplicação SPO (Sistema de
Processos de Obras) para os processos de obras e a aplicação SGD (Sistema
de Gestão Documental) para registo de correspondência. Estes dois sistemas
deviam estar integrados completamente. Paralelamente tanto o SPO como o
SGD deviam permitir digitalizar toda a documentação para que a tramitação
e análise dos processos fosse sempre baseada em suportes digitais.
2. Excesso de informação lixo ' Como nem toda a documentação está
digitalizada, e as aplicações não fazem um rastreio da informação, é
armazenada informação que não é relevante para as análises dos processos.
3. Falha na comunicação com os munícipes ' A comunicação com os munícipes
ainda é feita em papel, o que prejudica os prazos e uma correta tramitação
dos documentos. Devia ser integrado nas aplicações SPO e SGD a
possibilidade de notificarem e comunicarem digitalmente com os munícipes.
4. Várias aplicações a usarem a mesma informação, sem esta estar partilhada e
digitalizada ' mais uma vez deve ser integrado o sistema SPO com o sistema
SGD para que estes possam usar a mesma informação.
5. Não há um controlo sobre os pedidos externos ' A aplicação atual não
permite que os pedidos de informações e pareceres externos sejam feitos de
forma automática. Como estes pedidos fazem parte da tramitação de um
licenciamento, a aplicação SPO deverá ser modificada para efetuar esses
pedidos de uma forma automática.
6. Acesso à informação a partir do exterior ' Existe uma necessidade, tanto
das equipas de fiscalização como das comissões de vistorias, aquando de
serviço externo, terem acesso à informação atual dos processos de obras
que estão a fiscalizar/vistoriar, pelo que deverá ser implementado um
sistema de acesso remoto e em tempo real aos processos existentes no
sistema SPO.
Prioridades e recomendações
Face à informação recolhida e validada, aos problemas identificados, e
validação do que é necessário, é imperativo identificar as prioridades e
recomendações de desenvolvimento. Para identificação das prioridades utilizámos
um método que consiste em identificar e agrupar os critérios em quatro
categorias (Figura_4): Benefícios potenciais; Impacto na organização;
Probabilidade de sucesso; e Procura. Para cada categoria foi atribuído um peso
numa escala de 1 a 10. A soma da pontuação determinou a melhor sequência no
desenvolvimento das aplicações informáticas.
Face à análise anterior as prioridades para desenvolvimento futuro passam,
então, pela correção de:
1. Falta de informação disponível no sistema (informações em papel por
vezes);
2. Falha na comunicação com os munícipes;
3. Várias aplicações a usarem a mesma informação, sem esta estar partilhada e
digitalizada;
4. Excesso de informação lixo;
5. Acesso à informação a partir do exterior;
6. Não há um controlo sobre os pedidos externos.
Apesar de ter sido identificada a lista inicial de prioridades a desenvolver,
esta deve ser reavaliada cada vez que se implementa uma das prioridades. A
título de exemplo, no fim da implementação da primeira (Falta de informação
disponível no sistema), deve ser feita uma nova identificação de prioridades de
desenvolvimento com as restantes.
5. Discussão e Conclusão
5.1 Contributos
O objetivo principal deste trabalho foi planear uma Arquitetura de Informação
para a Secção de Obras Particulares da Câmara Municipal de Penacova. A
concretização deste objetivo teve em consideração uma decisão estratégica por
parte do Município de Penacova, de forma a alinhar o seu SI com as novas
exigências, tanto dos Munícipes que necessitam de melhor acesso à informação e
de uma forma mais rápida, como das necessidades legais em garantir respostas
mais eficazes e eficientes.
No entanto, foi constatado que um dos grandes problemas com que as Câmaras
Municipais se deparam é a má utilização dos sistemas informáticos instalados,
associado ao não-alinhamento com as políticas implementadas e desejadas. Outro
problema detetado, prende-se com a visão que o poder político tem quando se
depara com algumas mudanças. Estas são vistas muitas vezes como um obstáculo e
não como um meio para atingir o sucesso.
Felizmente os SI e as TI já começam a ser vistos nas organizações, pelos novos
recursos humanos, não somente sob a ótica da tecnologia, mas também como o mote
para atingir os objetivos e estratégias. Esta mudança permitiu envolver uma
pequena equipa da Câmara Municipal de Penacova para apoiar na aplicação da
Metodologia BSP Adaptada, de Amaral & Varajão (2007), na Secção de Obras
Particulares.
Assim, os objetivos específicos passaram por atingir um grau elevado de
especialização em sistemas de informação, pelo que foi realizada uma revisão da
bibliografia, sobre vários temas da área, e sobre diversas metodologias de
planeamento de arquiteturas de informação.
Graças à definição da arquitetura de informação, foi possível a caracterização
do sistema de informação, onde podem ser verificadas as aplicações informáticas
existentes e qual o apoio que proporcionam à arquitetura de informação
definida, onde foram identificados e definidos oito grupos de processos
(Administração, Atendimento, Saneamento, Licenciamento, Alvarás, Acompanhamento
Obra, Licença Utilização e Arquivo) e as quarenta e três classes de dados.
Numa fase posterior, foram identificados os principais problemas, prioridades e
recomendações de desenvolvimento futuro. O excesso de informação lixo e a falta
de um sistema de gestão documental integrado com os outros sistemas da Câmara
Municipal são os principais entraves na implementação e melhoria da arquitetura
de informação.
Relativamente à metodologia usada, a Metodologia BSP Adaptada mostrou-se
suficientemente flexível e adequada ao contexto onde foi aplicada. Foram,
assim, concretizados todos os objetivos propostos no início desta investigação.
5.2 Limitações e possibilidades de trabalho futuro
Este trabalho não se esgota nos resultados apresentados neste artigo, sendo que
faz parte do planeamento inicial de sistemas de informação da Câmara Municipal
de Penacova, em concreto da Secção de Obras Particulares, e deverá ser
melhorado e completado se o Município quiser realmente explorar as
potencialidades dos SI atuais de forma abrangente e inovadora.
Não deixando de ser um trabalho real e dada a consciência da impossibilidade de
explorar com maior detalhe as várias áreas desenvolvidas dentro dos limites
temporais e outros, deverá numa parte posterior ser melhorado e estudado as
últimas fases da metodologia aplicada.
Na fase final da aplicação da metodologia deverá proceder-se a uma negociação
da solução final e verificar se esta se encontra alinhada com os objetivos da
Secção de Obras Particulares e da Câmara Municipal.
Na impossibilidade do Município desenvolver um novo SI que suporte com
abrangência a nova arquitetura de informação, é sugerido que deverá
disponibilizar e modificar as aplicações existentes, num futuro próximo, em
concreto a aplicação SPO e a aplicação SGD, de acordo com a nova arquitetura de
informação. Deverá, assim, ser contactada a empresa que desenvolveu estas
aplicações para possibilitar a integração das mesmas. A aplicação SGD deverá
ser melhorada com a finalidade de permitir a digitalização dos documentos, a
tramitação dos processos, o controle dos processos e permitir ainda a
comunicação para o exterior.
