Classificação ABC dos materiais: uma ferramenta gerencial de custos em
enfermagem
PESQUISA
Classificação ABC dos materiais: uma ferramenta gerencial de custos em
enfermagem
ABC supplies classification: a managment tool of costs in nursing
Clasificación ABC de materiales: una herramienta gerencial de costos en
enfermería
Karina Gomes LourençoI; Valéria CastilhoII
IEnfermeira responsável pelo Gerenciamento de Materiais de Enfermagem do
Hospital Universitário de São Paulo. Mestranda do Programa de Pós-Graduação da
Escola de Enfermagem da Universidade de São Paulo
IIProfessora Doutora do Departamento de Orientação Profissional da Universidade
de São Paulo
1. INTRODUÇÃO
As preocupações com os custos crescentes no setor de saúde, e, particularmente
dos hospitais, suscita a adoção de estratégias de controle cada vez maiores, no
sentido de garantir a viabilidade destas instituições.
A implementação de sistemas de gerenciamento de custos é importante para a área
de saúde, quando se visa à contenção de gastos sem a perda da qualidade do
serviço a que se propõe prestar. Para isso, é necessário o envolvimento não só
da área administrativa, mas também dos gerentes das diferentes unidades que
compõem uma organização hospitalar, pois cada integrante deve contribuir, com
seu conhecimento específico, na criação, implementação e controle desse
sistema.
Os profissionais que gerenciam as unidades hospitalares médicos, enfermeiros,
nutricionistas, farmacêuticos, engenheiros, entre outros, devem desenvolver
conhecimento que os auxilie nas tomadas de decisão e alocação de recursos, pois
estes são geradores de custos nas organizações hospitalares. Para isso, devem
determinar quais recursos são necessários para o nível de produção de
atividades assistenciais ou de apoio da sua unidade, considerando não apenas os
aspectos quantitativos e qualitativos mas, acrescentando os aspectos
financeiros que eles representam para a organização.
Nos dias de hoje é impossível dentro do contexto hospitalar, não pensar em
controle de custos, principalmente dos materiais de consumo, grande parte
consumidos pela equipe de enfermagem.
Segundo Gersdoff(1), os recursos que mais elevam os custos hospitalares após o
quadro de pessoal são os custos com medicamentos, materiais e equipamentos.
Castilho e Leite(2) ressaltam que dentre os insumos necessários à prestação de
assistência à saúde, os recursos materiais, representam um custo na ordem de 30
a 45% das despesas das instituições de saúde. Estudos mais recentes de 2001
referem valores entre 15 a 25%(3).
A presença de grandes estoques de alguns materiais e a escassez de outros,
dentro de um hospital, é talvez um dos pontos que mais afligem os profissionais
envolvidos com o processo gerencial. A escassez implica muitas vezes na
interrupção da assistência, levando a vivência de situações danosas e
estressantes para o cliente, família e profissionais. A presença de grandes
estoques de outros, ocasiona, além da perda de capital decorrente dos problemas
que surgem devido a falta de controle de estoque, a falta deste mesmo capital
para a compra dos demais materiais em falta.
É comum nos Hospitais públicos a existência dessa situação. Geralmente, os
Almoxarifados Hospitalares, cuja função é o gerenciamento de estoques não
conseguem desenvolver suas atividades com eficiência e eficácia, não
controlando corretamente o fluxo de materiais. Os motivos mais apontados, entre
outros, que levam a dificuldade de controle, são: a grande diversidade de
materiais e a falta de informatização do setor.
Hospitais públicos de médio porte trabalham com cerca de 3.000 itens de
materiais de consumo destinados as atividades assistenciais e de apoio. Todos
os procedimentos executados pelo almoxarifado, desde o recebimento até a
dispensação para as unidades, além do controle de estoques para emissão de
novas aquisições de todos esses materiais têm sido feitos manualmente. O
Hospital Universitário da Universidade de São Paulo (HU/USP) está inserido
neste contexto e convive com essa realidade há muito tempo.
O trabalho dos funcionários locados no Almoxarifado Central da instituição é
extremamente cansativo uma vez que os mesmos separam os materiais para as
unidades, manipulam as comandas manuais de controle de estoque e posteriormente
alteram esses dados no sistema de gerenciamento de estoques informatizado. Com
tantas atividades a serem realizadas em um espaço de tempo restrito, os dados
informatizados levam alguns dias para serem atualizados, acarretando uma
visualização irreal do número de itens efetivos no estoque, gerando requisições
de compras excessivas ou deficientes.
Por isso, os hospitais públicos estão propondo a reformulação dos seu sistema
de gerenciamento de materiais, com adoção de um sistema informatizado, proposta
essa de implantação a longo prazo decorrente dos trâmites legais necessários às
licitações e liberação de verba institucional.
Houve então a necessidade da elaboração e desenvolvimento de outra estratégia
de gerenciamento de estoques com aplicação a curto prazo a qual visa os mesmos
objetivos e que também terá continuidade após implantação do novo sistema.
Alguns autores têm apresentado o método de classificação de materiais segundo a
curva ABC como uma das estratégias aplicadas para o controle de gastos com
estoque. A proposta atual é desenvolver essa classificação e aplicá-la nos
materiais de consumo do HU/USP. Castilho e Leite(2) definem material de consumo
como sendo aqueles com duração prevista para consumo num período máximo de dois
anos. Vecina Neto e Ferreira Junior(3) entendem por material de consumo, "os
itens estocáveis e os de consumo imediato excluindo os permanentes, móveis,
veículos, etc e incluindo todos os demais como medicamentos, gêneros
alimentícios, produtos de escritório, de limpeza, de conservação e reparação,
radiológicos, reagentes químicos, materiais cirúrgicos, vidraria, etc".
A classificação pelo método ABC, proposto por Wilfredo Paredo, logo após a
Segunda Guerra Mundial, pode ser entendida como uma classificação baseada no
valor de utilização dos itens de estoque, permitindo o controle seletivo de
estoque. É um procedimento que tem por objetivo identificar os produtos em
função dos valores que eles representam e, com isso, estabelecer formas de
gestão apropriadas à importância de cada item em relação ao valor total dos
estoques(4).
A maioria das empresas trabalha com uma grande diversidade de produtos
tornando-se difícil para o setor administrativo manter um padrão único de
planejamento e controle de estoques. Dar o mesmo grau de atenção a todos os
itens não é uma prática recomendável, uma vez que cada um possui suas
peculiaridades como custo, demanda, prazo de entregas e alternativas de
fornecimento. Dessa maneira, um tipo de controle adequado para um produto pode
ser inadequado para outro, acarretando em falta de material ou estoque
excessivo no almoxarifado central.
Os valores unitários dos materiais formam um conjunto de grandezas
diferenciadas nas quais poucos itens podem representar muito valor e muitos
itens podem representar pouco valor. Dessa forma, os itens de estoques podem
ser divididos em três classes: Classe A, Classe B e Classe C(5-7).
Administrativamente, os materiais da Classe A são importantes, pois representam
o "grosso" do investimento, numericamente acima de 50%. Por isso, merecem um
tratamento específico com controle minucioso e frequente.
Pertencem a esta classe os poucos itens que comprometem parcela substancial do
valor total dos estoques. Devido o montante financeiro que representam para a
instituição, há maior atenção no seu controle pelos gerentes.
Recomenda-se alto índice de rotatividade, aquisição de quantidades menores em
curtos espaços de tempo, com maior freqüência de compra, para esses materiais,
minimizando a imobilização de recursos.
Pertencem a Classe B os itens em número e valor intermediário que devem receber
um tratamento menos rigoroso que os da classe A posto que geralmente sua
significação financeira oscila entre 20 e 30% do total do investimento.
A vigilância sobre a Classe C de materiais pode ser mais moderada, uma vez que
o investimento representa aproximadamente 20% do custo total. Seu controle deve
ser simples e econômico, já que o Capital empatado nesta classe de materiais é
pequeno em comparação com as outras. Fazem parte dessa classe os numerosos
itens de pouca importância em termos de valor.
A finalidade deste estudo é conhecer o perfil dos gastos com material de
consumo do HU/USP, no período de 1 ano, segundo a Classificação ABC.
2. OBJETIVOS
- Levantar a relação dos materiais de consumo adquiridos em 2003 pelo HU/USP;
- Agrupar os materiais de consumo utilizando o método da curva ABC;
- Analisar os itens pertencentes à classe A quanto à finalidade de utilização;
- Conhecer os materiais de consumo utilizados pela enfermagem, classificados
como A.
3. METODOLOGIA
O estudo foi de cunho exploratório-descritivo com abordagem quantitativa, na
modalidade estudo de caso, método que ofereceu a possibilidade de investigação
da situação numa visão crítica da realidade.
Local da Pesquisa
O local do estudo foi o Hospital Universitário da Universidade de São Paulo
(HU/USP), localizado no campus da Universidade. O HU/USP é destinado ao ensino,
à pesquisa e à extensão de serviços à comunidade. Para atender a estas
propostas, o HU-USP presta serviços aos corpos docentes, discentes e servidores
da USP, bem como à população da área geográfica correspondente ao Distrito de
Saúde do Butantã, com aproximadamente 400 mil habitantes, atuando, enquanto
referência secundária, nas especialidades básicas: clínica médica geral,
cirurgia geral, pediatria, obstetrícia e ortopedia em 247 leitos.
Fonte de Dados
A fonte de dados desta pesquisa constituiu-se dos 1938 tipos de materiais
adquiridos pelo HU/USP no período de um de janeiro a 31 de dezembro do ano de
2003, totalizando 12.538.981 itens cujo valor anual de aquisição foi R$
13.918.149,11.
Não foram inclusos nesta população os materiais de consumo adquiridos como
"compra eventual" pelo fato de os mesmos não apresentarem previsões mensais das
unidades e não possuírem código de almoxarifado, dificultando assim sua
identificação.
Coleta de Dados e Procedimento de Análise dos Dados
Foi fornecida pela Seção de Almoxarifado do HU/USP, uma planilha dos itens
adquiridos em 2003, com dados referentes ao código do material, descrição,
quantidade/ano e valor de aquisição/ano.
Para a elaboração da curva ABC que segundo Gomes e Reis(5) estabelece uma
relação entre a percentagem acumulada do valor dos estoques e a percentagem
acumulada do número de itens do estoque, foram seguidas as cinco etapas
descritas abaixo, de acordo com Paterno(7):
1. Ordenaram-se os itens de estoque segundo seu Valor de Aquisição Ano (VAA) em
ordem decrescente (VAA = quantidade adquirida X custo unitário);
2. Calculou-se o VAA acumulado item a item;
3. Calculou-se a percentagem do VAA acumulado de cada item em relação ao valor
total dos estoques;
4. Calculou-se, para cada item, a percentagem do número de itens acumulados em
relação ao número total de itens do estoque;
5. Procedeu-se à divisão em classes.
A planilha para levantamento dos dados foi elaborada em Microsoft Excel e era
composta de oito colunas, identificadas como: código de produto, descrição,
valor anual, valor anual acumulado, percentagem de valor anual acumulado,
percentagem do número de itens, percentagem do número de itens acumulados e por
fim a classe a qual pertencem os materiais classificados (Anexo).
4. RESULTADOS
Na classificação ABC de acordo com a literatura, os itens são divididos em
classes baseados na percentagem do número de itens acumulados, demonstrando que
aproximadamente 20% do total dos itens correspondem quase 50% do custo,
determinando a Classe A. A Classe C, que representa cerca de 20% do custo,
corresponde a 50% do total de itens. O restante dos itens (20 a 30%) pertencem
à classe B. Porém os materiais podem ser classificados de acordo com o
interesse das instituições visto que essa classificação não segue rigorosamente
às regras.
Gonçalves e Schwember(8) propõem a utilização de um dos três critérios para
proceder à divisão em classes:
- 1º critério: os itens A representam 50% do VAA, a Classe C corresponde a 50%
dos itens e a Classe B representa a zona intermediária;
- 2º critério: os itens A correspondem a 3% dos itens, os itens C representam
os últimos 5% do VAA e a classe B é a região intermediária;
- 3º critério: no mínimo 50% dos itens devem ser incluídos na Classe C e a
Classe A, que é cada vez mais importante, terá menos itens para garantir um
controle mais rigoroso.
Para o HU/USP a divisão das classes supostamente mais adequada à realidade de
uma instituição pública baseia-se em agrupar os materiais segundo a percentagem
que estes representam no custo anual da instituição. Optou-se então pelo
primeiro critério para a divisão em classes.
De acordo com a divisão dos materiais, tabela 1, dos 1938 itens adquiridos no
ano de 2003, 35% dos itens acumulados pertencem a Classe A, ou seja, os 67
primeiros itens de VAA acumulado maiores, representando 50% do custo, 205 itens
(33% dos itens acumulados) pertencem a Classe B representando 30% do custo e os
demais, 1666 itens (32% dos itens acumulados) que representam 20% do custo
pertencem a Classe C.
Segundo o referencial teórico de Gomes e Reis5, os itens da Classe A, por
representarem metade do investimento do Hospital devem manter um estoque de
segurança reduzido e suficiente para garantir o atendimento contínuo. É
recomendável também alto índice de rotatividade, pois permite maior capital de
giro evitando imobilização de recursos. Ampliar o catálogo de fornecedores
favorece a concorrência e conseqüentemente redução nos preços corrobando com a
redução dos custos desses materiais.
Para os itens Classe B, mesmo com importância relativa no investimento,
recomenda-se ter um estoque mínimo e maior freqüência de pedidos.
Nos itens classificados como C, há a possibilidade de redução na freqüência de
aquisição desses materiais, mantendo-se níveis mais altos de estoques, o que
favorece a negociação com fornecedores e reduz os custos de aquisição desses
materiais.
Considerando que a Classe A detém maior porcentagem do custo total e
consequentemente elevada importância administrativa, neste estudo, selecionou-
se esta classe para uma posterior análise crítica.
Os 67 itens classificados como A foram subdivididos em 7 categorias: materiais
assistenciais (MA), medicamentos (ME), gêneros alimentícios (GA), outros (OU),
laboratório (LA), materiais de escritório (ES), materiais de limpeza (LI) e que
representam respectivamente 31,3%, 25,4%, 16,4%, 10,4%, 7,5%, 4,5%, e o
restante, 4,5%, que pertencem a categoria materiais de limpeza.
Os materiais assistenciais, utilizados quase na totalidade pela equipe de
enfermagem, representam em torno de 80% de todos os itens de uma instituição
hospitalar e são os itens mais representativos na Classe A.
Um exemplo de material da Classe A é a luva de procedimento não estéril,
classificada como o sétimo item de maior consumo na curva ABC, porém é o
primeiro material de enfermagem. O que faz ele representar um dos dez maiores
VAA acumulados é a quantidade utilizada por ano e não seu custo unitário.
A análise dos gastos e custos desses materiais deve proceder de maneira
contínua e ser sempre discutida com a equipe de enfermagem das diferentes
unidades, quanto à utilização adequada dos recursos e sugestões de possíveis
medidas de contenção de gastos.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Cabe ressaltar que a elaboração da curva ABC dos materiais de consumo vem sendo
utilizado para contribuir com o gerenciamento de custos hospitalares.
Sugere-se analisar a curva ABC da instituição a cada ano pois os valores de
custo unitário de aquisição e as quantidades utilizadas durante um ano podem
ser alteradas e consequentemente a curva terá nova forma.
A equipe de enfermagem do hospital deve ter ciência do custo dos materiais, uma
vez que os materiais assistenciais representam em torno de 30% dos itens da
Classe A, pois se acredita que esta seja uma das maneiras de despertar nos
profissionais o interesse pelo assunto e pelo uso adequado dos materiais.
Com os resultados aferidos o próximo passo é a construção da curva ABC de valor
por unidade assistencial de enfermagem. Isso possibilitará um controle de
gastos e custos com maior acurácia.
